Informativa sulla privacy per potenziali candidati

INFORMATIVA SULLA PRIVACY PER POTENZIALI CANDIDATI

Premessa:

i dati personali da Lei forniti sono trattati, in forma cartacea e/o automatizzata per la sola finalità di ricerca e selezione del personale e con modalità tecnico-organizzative strettamente correlate a tali finalità.

Come avviene la raccolta?

La raccolta dei dati avviene, secondo i casi, mediante spontaneo invio alla ns. Società da parte dell’interessato delle informazioni personali e relative alla propria esperienza professionale, organizzate in forma di curriculum vitae (C.V.) a mezzo posta, telefax o e-mail o a mano oppure tramite registrazione del medesimo nel sito web della ns. Società. I dati trattati sono quelli anagrafici e identificativi, quelli di contatto (residenza, telefono, email), le pregresse esperienze professionali e competenze e le motivazioni personali del candidato.

L’invio alla ns. Società del suo C.V. può rappresentare:

1. una candidatura spontanea,
2. la risposta a specifici annunci di ricerca e selezione del personale pubblicati su quotidiani o periodici locali, nazionali o esteri, oppure sul sito web o su social network o su portali di terzi, dalla ns. Società o
3. la risposta ad iniziative di ricerca del personale effettuate da terzi autonomamente, in quest’ultimo caso i dati vengono da noi raccolti presso tali società terze cui la Società segnala preventivamente le ns. esigenze di ricerca del personale. La invitiamo a non inserire nel suo CV dati non pertinenti alla ricerca/offerta di lavoro.

Perché il trattamento è legittimo?

Il Suo consenso al trattamento dei dati personali contenuti nel CV inviato alla Società, di regola non è obbligatorio e pertanto, la Società ha facoltà di trattare i dati del curriculum anche in assenza di un espresso previo consenso dell’interessato, in quanto ha un legittimo interesse alla valutazione del CV nonché di altri dati quali ad esempio, nell’ultima parte della procedura di selezione del personale, una copia dell’ultimo cedolino paga emesso dall’ultimo datore di lavoro (sulla base della quale la Società comunica la propria proposta di lavoro).

In deroga al suddetto principio generale, solo nel caso in cui la Società prima ricevente intenda comunicare il curriculum anche ad entità terze estranee al Gruppo cui la stessa appartiene (es. psicologi, consulenti, ecc.), la stessa deve preventivamente ottenere il consenso del candidato a tale comunicazione e relativo ulteriore trattamento.

Inoltre nel caso in cui i dati siano forniti spontaneamente dall’interessato, quindi non in risposta a specifica inserzione, l’interessato deve esprimere esplicito consenso al trattamento dei dati solo qualora siano forniti dati particolari (es. sulla salute) o quando l’interessato desideri che il CV sia considerato anche nell’ambito di successive selezioni, comunicando quanto segue: “Vista l’Informativa privacy sul sito web della vs. Società, sezione Azienda / Lavora con Noi, consento il trattamento dei miei dati particolari e la comunicazione da parte vostra a terzi diversi da altre società appartenenti al vs. gruppo aziendale per finalità di ricerca e selezione del personale”.

Nel caso in cui i dati personali siano forniti dall’interessato indicando il riferimento ad un annuncio specifico di ricerca  del  personale,  la  ns.  Società  li  tratterà  con  riferimento  specifico  limitato a quell’annuncio di ricerca del personale, mentre il trattamento dei medesimi dati nell’ambito di successive selezioni di personale, sarà attuato dalla ns. Società soltanto in presenza di Suo invio di un esplicito consenso che dovrà includere la seguente frase “Autorizzo la vs. Società a tenere in evidenza il mio C.V. per qualsiasi future opportunità”.

Il conferimento di dati particolari (in particolare idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, l’adesione ad associazioni a carattere religioso o filosofico, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere politico o sindacale, o lo stato di salute) tramite il CV è sempre facoltativo – né da parte nostra sollecitato salvo che per appurare l’appartenenza del candidato a categorie protette per le quali la legge preveda particolari trattamenti economici e/o giuridici: pertanto, se Lei non ce li comunica non ci sarà alcuna conseguenza. Eventuali dati particolari da Lei fornitici spontaneamente, se non pertinenti vengono da noi immediatamente cancellati dal CV, mentre se se pertinenti sono trattati per la sola valutazione del suo CV ai fini dell’eventuale instaurazione di un rapporto lavorativo o similare con la nostra Società. Nel caso in cui la ns. Società operi una concreta proposta di lavoro al candidato e questa non venga accettata, il CV viene definitivamente cancellato dai ns. archivi.

Ai sensi della L. 276/2003 (Legge Biagi) ci è fatto divieto di effettuare qualsivoglia preselezione di lavoratori, anche con il loro consenso, in base alle convinzioni personali, alla affiliazione sindacale o politica, al credo religioso, al sesso, all’orientamento sessuale, allo stato matrimoniale o di famiglia o di gravidanza, alla età, all’handicap, alla razza, all’origine etnica, al colore, alla ascendenza, all’origine nazionale, al gruppo linguistico, allo stato di salute nonchè ad eventuali controversie con i precedenti datori di lavoro, a meno che non si tratti di caratteristiche che incidono sulle modalità di svolgimento della attività lavorativa o che costituiscono un requisito essenziale e determinante ai fini dello svolgimento dell’attività lavorativa. Pertanto nel caso di dati idonei a rivelare lo stato di salute dei familiari o dei conviventi della S.V., il trattamento sarà finalizzato al solo riconoscimento di uno specifico beneficio in favore del candidato, in particolare ai fini di un’assunzione obbligatoria o del riconoscimento di un titolo derivante da invalidità, infermità, da eventi bellici o da ragioni di servizio.

Il trattamento e la comunicazione ad altre società del nostro gruppo, per le finalità indicate, dei dati personali spontaneamente fornitici dalla S.V., può essere effettuato dalla ns. Società anche senza il Suo consenso.

La S.V. è libera di revocare in qualsiasi momento il suo precedente consenso al trattamento, ma renderà così impossibile la valutazione del suo CV.

Possiamo trattare dati forniti pubblicamente dal candidato?

Il fatto che un profilo social di un candidato sia disponibile al pubblico, non può fare ritenere che sia automaticamente consentito al potenziale datore di lavoro un utilizzo indiscriminato delle informazioni presenti in esso per le proprie finalità. A tale fine, in ottemperanza al parere n. WP249 espresso dal “Gruppo di Lavoro art. 29” la ns. Società rispetta le seguenti regole:

• Prima di usare i dati tratti da un social media, consideriamo specificamente il contesto e cioè se il suo profilo social è un profilo per scopi professionali, oppure per scopi collegati alla vita di relazione e questa differenza costituisce un criterio fondamentale per decidere se la azienda è legittimata a raccogliere i dati.
• La raccolta dei dati tramite i social media viene limitata a quanto necessario e rilevante per valutare la capacità del candidato di ricoprire lo specifico ruolo lavorativo ipotizzato (es. per la valutazione di specifici rischi relativi al candidato legati a tale posizione)
• I dati personali, dopo tale valutazione (per esempio non appena diventa chiaro che non verrà formulata un’offerta di lavoro o che un’offerta di lavoro non è stata accettata dall’interessato), sono immediatamente
• La Società si astiene dal chiedere ai potenziali futuri dipendenti di diventare “amici” sul social (es. solo per poter guardare i profili o comunque di permettere in altro modo l’accesso al proprio profilo social). Inoltre ci asteniamo dal raccogliere in maniera costante le informazioni inserite sui Suoi profili social.

Base giuridica del trattamento:

La base giuridica del trattamento dei dati particolari (esempio l’appartenenza a categorie cd. protette o dati sulla salute), è costituita dal consenso libero ed informato – successivamente non revocato – al trattamento che l’interessato comunica alla ns. Società, mentre la base giuridica del trattamento degli altri dati personali è il legittimo interesse della ns. Società – da noi reputato come prevalente sugli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato – di poter valutare la compatibilità e inerenza del profilo del candidato alle esigenze aziendali e di organizzare i relativi processi selettivi.

Per quanto tempo conserviamo le Sue informazioni personali?

I CV ritenuti non in linea con le ns. esigenze vengono distrutti entro 2 mesi dalla ricezione e quindi non sono conservati, quelli conservati sono protetti in archivi custoditi a vista in orario lavorativo e chiusi a chiave dopo l’orario di lavoro. Essi sono accessibili solo da parte del personale autorizzato per iscritto dalla ns. Società e munito di password univoca. I dati non verranno trasferiti all’estero. I suoi dati non saranno mai diffusi.

I dati personali sono conservati al massimo per 24 mesi, unicamente al fine di razionalizzare le ulteriori ns. procedure di selezione e formazione del personale.

I dati personali trattati per finalità di sicurezza informatica (es. registrazioni di logs creati dai sistemi on- line tramite cui il candidato ha inviato alla ns. Società la sua candidatura), verranno conservati per il tempo sufficiente a esaurire i controlli di sicurezza relativi e valutarne gli esiti ex attuare eventuali misure tecniche correttive di possibili inconvenienti (1 anno dalla data della raccolta).

A chi comunichiamo i dati personali?

I dati possono essere comunicati a enti di formazione e società di selezione del personale, consulenti del lavoro, fiscali e legali, enti finanziatori di iniziative di formazione, società di somministrazione di personale, gestori di siti e portali web di ricerca e selezione del personale, che assumono la veste di responsabili esterni o autonomi Titolari. per le stesse finalità. Nel caso di responsabili esterni obblighiamo preventivamente il terzo destinatario dei dati a comunicarci eventuali ulteriori terzi ai quali i dati vengano comunicati e autorizziamo tale comunicazione ulteriore, inoltre vigiliamo sulla conformità del loro trattamento ai requisiti di cui alla normativa privacy. Un elenco dei responsabili esterni può essere reso disponibile su richiesta scritta dell’interessato.

Quali sono I Suoi diritti come interessato del trattamento e come può esercitarli?

Relativamente ai dati personali la S.V. può esercitare i seguenti diritti:

• chiedere al Titolare la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni:
  • a) le finalità del trattamento;
  • b) le categorie di dati personali in questione;
  • c) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali;
  • d) quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
  • e) l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento;
  • f) il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo;
  • g) qualora i dati non siano raccolti presso l’interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine;
  • h) l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato.
• qualora i dati personali siano trasferiti a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale, l’interessato ha il diritto di essere informato dell’esistenza di garanzie adeguate relative al trasferimento;
• richiedere, ed ottenere senza ingiustificato ritardo, la rettifica dei dati inesatti; tenuto conto delle finalità del trattamento, l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa;
• richiedere la cancellazione dei dati se
  • a) i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati;
  • b) l’interessato revoca il consenso su cui si basa il trattamento e non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento;
  • c) l’interessato si oppone al trattamento, e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento (…);
  • d) i dati personali sono stati trattati illecitamente;
  • e) i dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale previsto dal diritto dell’Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento;
• richiedere la limitazione del trattamento che riguarda l’interessato, quando ricorre una delle seguenti ipotesi:
  • a) l’interessato contesta l’esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l’esattezza di tali dati personali;
  • b) il trattamento è illecito e l’interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo;
  • c) benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
  • d) l’interessato si è opposto al trattamento svolto per finalità di marketing diretto, in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell’interessato.;
• ottenere dal titolare del trattamento, su richiesta, la comunicazione dei terzi destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali;
• revocare in qualsiasi momento il consenso al trattamento ove in precedenza comunicato per una o più specifiche finalità dei propri dati personali, restando inteso che ciò non pregiudicherà la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della

In particolare, per revocare il consenso precedentemente dato alla ns. Società i) l’interessato può inviare una richiesta specifica in uno dei modi seguenti:

1. attenendosi alle istruzioni di cancellazione indicate in fondo a ciascun messaggio e-mail, oppure ii) inviando una e-mail a privacy@multiservizicaerite.it contenente la
2. ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che riguardano l’interessato da questi forniti al Titolare del trattamento e, se tecnicamente fattibile, di far trasmettere tali dati direttamente a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del Titolare cui li ha forniti, qualora ricorra la seguente condizione (cumulativa):
   • a) il trattamento si basi sul consenso dell’interessato per una o più specifiche finalità, o su un contratto di cui l’interessato è parte e alla cui esecuzione il trattamento è necessario; e
   • b) il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati (software) (complessivo diritto alla d “portabilità”). L’esercizio del diritto c.d. alla portabilità fa salvo il diritto alla cancellazione sopra previsto;
3. l’interessato ha il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua
4. l’interessato in ogni momento può altresì proporre reclamo all’Autorità di controllo competente in base al GDPR (Garante privacy) e può esercitare i suoi diritti avanti al giudice ordinario (Tribunale del luogo di residenza o sede).

I dati raccolti saranno trattati, anche con strumenti informatici, ai sensi degli art. 13 e 14 del Regolamento UE 679/2016 esclusivamente nell’ambito del procedimento relativo alla richiesta di Candidatura. Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento europeo n. 679/2016, Multiservizi Caerite S.p.A. – V.lo M.F. Sollazzi, 3 – 00052 Cerveteri (Rm)e-mail privacy@multiservizicaerite.it, in qualità di “Titolare” del trattamento, è tenuta a fornirle informazioni in merito all’utilizzo dei suoi dati personali.

I dati personali che saranno raccolti e trattati sono: cognome e nome, residenza, domicilio, nascita , dati di contatto (mail, PEC, numero di telefono), Curriculum Vitae.

Contatto del responsabile pro tempore per la protezione dei dati personali: privacy@multiservizicaerite.it